El Camino a la Certificación

La certificación, según las especificaciones de una norma es el resultado de una evaluación exitosa realizada por una tercera parte independiente. Ya sea que se trate de la certificación de un sistema de gestión, un producto o un proyecto, es la prueba para los clientes, de que se satisfacen los requisitos de ciertas normas nacionales o internacionales. Pero… ¿por dónde empezar?

El proceso de certificación difiere levemente según se trate de la certificación de sistemas de gestión, de productos, o de nuestros servicios. Para indicar el camino a la certificación, he tomado como ejemplo la certificación de un sistema de gestión de calidad.

¿Cómo me preparo para la certificación acreditada?

Luego de decidir el Sistema de Gestión a implementar, es necesario tener en cuenta ciertos pasos previos para empezar. La experiencia demuestra que algunos consejos simples, resultan invalorables para las empresas que desean obtener la certificación. Desde el comienzo, recuerde estas cosas:

  • Asegurarse de que se comienza el proceso con la actitud correcta.
  • Asegurarse de tener una comprensión total del concepto que se establece en   la norma, y utilice la norma como una plantilla guía para definir su sistema de gestión.
  • Saber qué significará para su empresa la aplicación de la norma y cuáles son sus implicancias.
  • Utilizar la norma como una herramienta para la mejora.
  • Comprender los riesgos y procesos que afectan la capacidad de su empresa para llevar a cabo su estrategia comercial.
  • Seleccionar su socio (organismo de certificación) con todo cuidado.

 

¿Qué pasos debo seguir?

Diez pasos generales que lo llevarán por el camino de la certificación:

1. Conseguir la norma

Consiga la norma y léela para familiarizarse con los requisitos. Después deberá decidir si tiene sentido buscar la certificación en su organización bajo esa norma.

2. Revisar la bibliografía

Existe gran cantidad de información publicada que podría ayudar a entender e implementar una norma.

3. Forme un equipo y defina su estrategia

La adopción de un sistema de gestión debe ser una decisión estratégica de toda la organización. Además de un equipo dedicado a desarrollar e implementar su Sistema de Gestión, es esencial que la dirección de la empresa esté involucrada en el proceso de creación. Ellos deciden la estrategia comercial que debe estar apoyada por un sistema de gestión eficiente.

4. Determine las necesidades de capacitación

Los miembros del equipo responsable de implementar y mantener el(los) sistema(s) de gestión deben conocer todos los detalles de la(s) norma(s) aplicable(s), por lo que será necesario capacitarlos adecuadamente para tales fines. Asimismo, y para una mejor implementación, sería necesario poner en acción un programa de cursos y charlas informativos y de sensibilización en la Organización.

5. Revise las opciones de consultores

Los consultores independientes podrán asesorarlo sobre un plan de estrategia de implementación que sea posible, realista y económico.

6. Elabore un manual de Sistemas de Gestión

Su manual de sistemas de gestión debe describir las políticas y las operaciones de su empresa. A través del manual, usted ofrecerá una descripción exacta de la organización y la mejor práctica adoptada para satisfacer las expectativas de sus clientes en forma consecuente.

7. Elabore procedimientos

Los procedimientos describen los procesos de su organización y la mejor práctica para lograr el éxito en esos procesos. Esos procedimientos deben responder las siguientes preguntas sobre cada uno de los procesos:

– por qué

– quién

– cuándo

– dónde

– qué

– cómo

8. Implemente su sistema de gestión

La comunicación y la capacitación son dos factores clave para una implementación exitosa. Durante la fase de implementación, su organización estará trabajando según los procedimientos desarrollados para documentar y demostrar la eficacia del sistema de gestión.

9 . Considere la posibilidad de una visita inicial

Usted puede optar por tener una evaluación preliminar de la implementación de su sistema de gestión por parte de un organismo de certificación. El propósito de ello es detectar áreas de no conformidad y permitirle corregir esas áreas antes de comenzar el proceso de certificación. Si le dicen que un área presenta una no conformidad, significa que cierta parte de sus sistemas de gestión no cumple los requisitos de la norma.

10. Seleccione el organismo de certificación

Su relación de negocios con el organismo de certificación se mantendrá por muchos años, ya que usted debe mantener la certificación. La mejora continua es la clave para tener un sistema de gestión eficiente.

Una vez que haya implementado su sistema de gestión, esté preparado para la certificación y haya elegido el organismo de certificación, estará listo para comenzar la certificación acreditada.

 

FUENTE: DNV – Det Norske Veritas

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