Administración del Tiempo.

En la medida que tenemos menos tiempo o lo tenemos más ocupado, pareciera que todo pasa más rápido de lo habitual. Esto no es así, es simplemente una sensación, lo que si es cierto es que las horas del día no nos alcanzan para hacer todo lo que teníamos pensado en el.

El tiempo es la “Cuarta Dimensión”. Como seres humanos estamos mal dotados para comprender el paso del tiempo. Nuestros recuerdos están tan frescos que el transcurso de los años parece ser breve.

Casi todos los Directivos Empresariales exitosos dominan la administración del tiempo a la perfección. La mayoría de ellos tienen suficiente tiempo para administrar la Empresa, hacer ejercicios, tener una familia y llevar una vida social activa. Como hacen??

El problema de la administración del tiempo aumenta con la responsabilidad y la autonomía de la Dirección. Es dificil limitar el acceso de personas que nos requieren en momentos que no los esperamos, los problemas surgen (siempre) en un mal momento.

En el corazón del problema de la administración del tiempo está el control. Aquí dejo unas premisas e ideas clave no nos solucionan la vida, pero sin duda que contribuyen a recuperar el control sobre nuestro compañero intangible: el tiempo.

o              Nada es verdaderamente urgente. A menos que sea realmente urgente o que estés entrando a la sala de emergencias, puede ser programado. Estas tareas “urgentes” nos inducen a pensar que estamos logrando tanto cuanto podemos en el tiempo del que disponemos, cuando en realidad nos privan de la eficiencia.

o              Considerar que es lo importante. El “bloqueo del escritor” es una bien conocida táctica de dilatación que distrae nuestra atención de lo que se supone que estamos haciendo, de modo que en lugar de decidir qué hacer con ese empleado problemático del departamento de R.H. nos parece muy importante diseñar un nuevo membrete para la compañía. Ese tipo de artimaña es bastante nociva, particularmente cuando tenemos una reunión u otras personas aguardándonos.

o              Preguntale a tus colegas cómo pierden su tiempo. Podemos perder nuestro tiempo de una manera que incluso no advertimos. Pregúntale a un amigo o colega cómo percibe que que pierdesel tiempo, y házle saber por qué se lo preguntas.

o              Evite el síndrome “tan ocupado que estoy, tengo que ser muy productivo”. Estar ocupado no es lo mismo que ser productivo. Los científicos, los ingenieros, los especialistas en estrategia pueden ser muy “productivos” con la vista fija en la pared. Asegúrese de que su actividad esté orientada en la dirección correcta.

o              Fija plazos realistas. Alarga los plazos. Siempre procura rendir más y prometer menos.

o              Sé cuidadoso con las reuniones. Comienza las reuniones con puntualidad. Fija un límite de tiempo. No derives en discusiones sobre deportes. No admitas interrupciones.

o              Evite los memorandos. Utiliza el teléfono y la máquina de fax. Escribe a mano sobre la nota original y devuélvela (sin copia). Puede parecer poco profesional hacer esto, pero no responder cuanto antes es menos profesional aún. Trata de evitar los memorandos preparados por la secretaria, eternamente archivados y jamás leídos.

o              Practica un descuido deliberado. Deja que las pequeñas cosas pasen. Si se reiteran, házlas.

o              Desecha. Algunas encuestas sugieren que el 80 % de toda la información archivada jamás se usa. Deshazte de la misma sin miramientos. Aún así, debes tener en cuenta por cuánto tiempo se deben conservar los informes para las auditorias internas, la Dirección Impositiva, etc.

o              Delega. ¿Cuánto dinero ganas por hora? Debes tener en cuenta éste cálculo cuando estés programando las tareas. ¿Este tiempo consumido rinde su fruto? ¿Deberías fotocopiar ese documento vos mismo, hacer que un subordinado lo haga, o comprar una pequeña fotocopiadora de escritorio? Por ejemplo, si ganaras 25 dólares por hora, entonces no tendría sentido invertir dos horas para podar y arreglar tu jardín, ya que un servicio le cobraría 35 dólares. Sin embargo, si necesitaras hacer ejercicios, debería reconsiderar esa delegación.

o              Dáte tiempo para trabajar. Los psicólogos han determinado que el hecho de establecer nuevos hábitos (o abandonar los viejos) lleva entre 21 y 30 días. Por eso, si te levantaras cada día e hicieras 10 min de ejercicios musculares, al vigésimo segundo día estarías muy molesto si dejaras de practicar la rutina (y posiblemente sentirías los efectos físicos).

o              Prepárate para una recaída. Es frecuente, quizás incluso necesario que a veces ocurra una recaída. Mientras sea temporaria, no representa una desorganización de tu rutina y habitualmente produce poco daño. Una excepción a la regla son ciertas conductas extremadamente peligrosas, como la de la drogadicción.

 

Ref.: 1 – Quality Management (Gestión de Calidad). B. y S. Brocka.

           2 – El Método Deming. Rafael Aguayo.

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